Fast and Frugal Trees
Heuristik in der Kommunikation

Hier ein Fundstück aus unserem Alltag.

Komplexität begegnet uns überall – wohl aber nirgends mehr als am Arbeitsplatz. Besonders komplex wird es natürlich, wenn mehrere Personen zusammenarbeiten. Um uns das Leben leichter zu machen, versuchen wir zu standardisieren.

Warum wir das tun? Schlicht gesagt, um Komplexität durch Erfahrung zu reduzieren.

Wenn wir gleiche und damit wiederkehrende Abläufe definieren oder gleiches Material verwenden, reduzieren wir Komplexität, indem wir aus Erfahrung berechtigte Annahmen über den Ausgang von Aktivitäten treffen –  mal mehr und mal weniger zuverlässig natürlich. Das betrifft unsere Selbstorganisation und ist in gemeinschaftlicher Arbeit noch wichtiger, manchmal sogar überlebenswichtig.

Standardisierung führt dann zu weniger Fehlern, schnelleren Abläufen und mehr Sicherheit: Die stete Wiederholung führt zu Lerneffekten und erhöht damit meist das Tempo der Durchführung. Die Abstimmungen unter vielen Personen werden eindeutiger.

Durch bewusstes Abweichen von heute aktuellen, sowie von bereits versuchten und verworfenen Abläufen oder Materialien, können wir optimieren. Weiter kann das gewonnene Erfahrungswissen in Form der definierten Standards mit relativ geringem Aufwand weitergegeben werden – nicht jeder muss alle Versuche für sich selbst oder im Team durchführen.


Soweit so gut. Und was hat das mit Kommunikation zu tun?

 

Die Standards müssen ja kommuniziert werden. Fehlerfrei und eindeutig und verständlich.

Der Mensch am Arbeitsplatz muss kontinuierlich eine Unmenge an Wissen über Standards verarbeiten. Nicht alle müssen zu jeder Zeit zur Verfügung stehen – aber wenn sie benötigt werden, sind sie meist umso wichtiger. Zusätzlich müssen nicht selten innerhalb von Standards Entscheidungen getroffen werden: wenn dies, dann das oder das … Die Dokumentation und Weitergabe selbst wird komplex.


Was also tun?

 

Ansätze bieten heuristische Strategien. Die Heuristik sucht, grob gesagt, bei begrenztem Wissen oder unvollständigen Informationen und wenig Zeit nach wahrscheinlichen Aussagen oder praktikablen Lösungen.

Passt für uns wunderbar: Für die Prozessmodellierung in einer komplexen Umgebung ist eine höchstmögliche Genauigkeit von zentraler Bedeutung: Alle Aspekte des Prozesses selbst, sowie denkbare Übergabepunkte, müssen festgehalten sein. Da die meisten Menschen aber begrenzte Aufnahme- und Wiedergabekapazitäten haben, sind komplexe Prozessbeschreibungen nicht ohne weiteres zielführend. Das wiegt umso schwerer, wenn mehrere Prozesse ineinandergreifen oder schnell aufeinander folgen – Alltag also.

Eine heuristische Strategie versucht nun die Komplexität zu reduzieren, indem Informationen so weggelassen und Entscheidungsabläufe so vereinfacht werden, dass trotzdem mit hoher Wahrscheinlichkeit die „richtigen“ Ergebnisse erzielt werden. Dabei bedient sie sich unterschiedlicher Ansätze des Weglassens und der Nutzung z.B. von unbewusstem Wissen, angeborenen Fähigkeiten usw.

Eine aus unserer Sicht besonders gut zu nutzende heuristische Strategie ist die der „Fast and Frugal Trees“ (Laura Martignon, Vitouch, Takezawa und Forster, 2003): Komplexe Abläufe mit selbstständig zu treffenden Entscheidungen werden in binäre ja/nein-Abfolgen geteilt. Somit muss der Anwendende nicht den gesamten (Teil-)prozess erfassen, ggf. prüfen und befolgen, sondern nur den relevanten Ausschnitt.

Im Beispiel:

 

DARSTELLUNG IM QM-HANDBUCH

 

 

DARSTELLUNG IM MITARBEITERHANDBUCH

 

 

Fazit: Kommunikation bewusst zu reduzieren ist essenziell. Dabei helfen können heuristische Strategien.

 

Ein schönes Wochenende wünschen,

Die Kommunikationsrebellen

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Gut in das Thema schnuppern können Sie hier:

Vortrag Prof. Gigerenzer: Gefühltes Wissen

Konferenzschrift D. Skroboll: Heuristik

Englische Wikipedia: Fast and Frugal Trees

Da ist er:
Regionalministerin Birgit Honé übergibt Förderbescheid

Übergabe des Förderbescheids durch die Ministerin

vlnr: Ines Jordan, Monika Scherf, Birgit Honé, Kai Subel

Am vergangenen Dienstag den 16.06.2020 haben wir unseren Förderbescheid im Rahmen einer kleinen Feierlichkeit im Lüneburger Behördenzentrum persönlich durch die niedersächsische Ministerin für Bundes- und Europaangelegenheiten und Regionale Entwicklung, Birgit Honé, erhalten.

Als eines von 5 Projekten aus dem Amtsbezirk Lüneburg, die eine Förderung erhalten, stellte Ines Jordan unser Projekt vor. Schwerpunkt bei dem 3-minütigen Pitch: „Potenziale der Digitalisierung voll ausschöpfen, ohne die Mitarbeitenden dabei zu verlieren“.

Covid-19-bedingt waren neben der Ministerin nur die Projektleitungen, Frau Wiebke Krohn, zuständig für Arbeitgeberberatung für personalentwicklung und soziale Innovation beim Arbeitgeberverband Lüneburg, die Landtagsabgeordneten Miriam Staudte und André Bock, sowie die Landesbeauftragte Monika Scherf geladen.

Nach der Genehmigung des vorzeitigen Maßnahmenbeginns vom 28. Februar 2020 war das ein wichtiger Tag für das Projekt und uns!

Herzlichen Dank an die Frau Ministerin, sowie unsere stete Unterstützungsrebellin Wiebke Krohn!

 

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Herr P aus H fragt:
Was soll eigentlich dieser Blog?

Vielen Dank für diesen wertvollen Wortbeitrag!

Wir wühlen uns so tief und kreuz und quer durch die Materie, dass wir anscheinend manche offensichtliche Fragestellung nicht mehr beachten.

Dieser Blog ist unsere Kommunikationsspielwiese, auf der wir unsere Gedanken, Erlebnisse, Erkenntnisse und Ergebnisse taufrisch mit Euch teilen wollen. Wir tasten uns hier langsam vor, probieren ein paar Dinge aus und lernen gerade, dass nicht alles zu Beginn perfekt sein kann (und sollte!!!). Und ein Blog schien uns das geeignete Medium zu sein, um diese Lern- und Kommunikationserfahrungen zu machen, zu teilen und gemeinsam zu entwickeln!

Ein entscheidender Erfolgsfaktor unseres Projektes ist die Praxisnähe, weshalb wir für Euren Input, in Form von Erfahrungen, Fragen und Anregungen jeder Art, an dieser Stelle eine Plattform schaffen. DAFÜR also dieser Blog.

Hier findet Ihr in Zukunft regelmäßig neue Beiträge über unsere Erkenntnisse aus dem Projekt, neue Arbeitsweisen, inhaltliche Ergebnisse aus Recherche, Interviews und Umfragen, Thesen und Mind-Maps zur internen Kommunikationskultur und vieles mehr.

Beteiligt Euch mit Euren Erfahrungen, Kommentaren und spontanen Anregungen. Lasst uns kommunizieren!

Werdet Teil der Kommunikationsrebellen

Ines, Theresa, Oliver


Mehr zu unserem Projekt findet ihr auch hier:

Das Projekt

Warum Rebellen?

Warum eigentlich „Rebellen“?

Kommunikation bestimmt unser Leben, unser Denken und unser Handeln – ob wir wollen oder nicht. Das passiert wie bei Orwells 1984 umfassend, innerhalb von Organisationen in Teams und Prozess-Gemeinschaften, unseren Familien, mit Freunden, dem Kindergarten, Vereinen und in Bewegungen. Ein Ausscheren wird sofort für das Umfeld sichtbar, meist negativ bewertet und sogar sanktioniert. Es bedarf einer bewussten Entscheidung und auch Mut, auszubrechen und anders zu handeln, anders zu sein.

Wir haben in unseren verschiedenen Laufbahnen jeder mehrfach und auf unterschiedliche und manchmal schmerzliche Weise beobachten können und müssen, welche Auswirkungen eine ungelenkte, freilaufende Kommunikation(skultur) entfalten kann.

Wir haben aber auch erleben dürfen, was veränderte Herangehensweisen einzelner Menschen, selbst in großen Organisationen, Positives bewirken können. Genau dazu möchten wir ermuntern: Etablierte Strukturen unter den Gesichtspunkten „muss das so sein?“ und „geht es nicht besser!“ in Frage stellen und mit dem Ziel, positiven Wandel zu erzeugen, aktiv zeigen, wie es anders besser geht. Das beginnt unserer Erfahrung nach in unserer Kommunikation – bei uns selbst und mit anderen – weg von: „haben wir immer schon so gemacht“.

Wir sind der festen Überzeugung, dass ein flächendeckendes Bewusstsein für Kommunikation in Unternehmen, verschiedene Anforderungen und -bedürfnisse sowie deren Berücksichtigung ungeahnte Effekte auf die Kultur, die Arbeitsweise und die Ergebnisse erzielen kann. Dabei ist das alles kein Hexenwerk, es bedarf aber durchaus Aufmerksamkeit und Engagement.

Darum sind wir Kommunikationsrebellen.

 

Inspiriert wurden wir von Carmen Medina und Lois Kelly und ihrer Bewegung rebels@work.

Hier ihre Definition von guten Rebellen:

 

… die Rebellen sind unterwegs …

Am 01.März. 2020, durften wir endlich loslegen – und waren aufgrund der vielen Ideen in unseren Köpfen schon fast hyperaktiv.

Wo und wie und wer und was sollten wir also anfangen?

Durchatmen!

Also erst einmal ganz von Anfang an: Was ist Kommunikationskultur? Ein kurzes Brainstorming mit uns selbst, untereinander und allen anderen zu allen möglichen Begriffen, die wir mit Kommunikationskultur in Verbindung bringen, hat uns Anhaltspunkte geliefert, mit denen wir uns inhaltlich dem Thema nähern können. Habt ihr für Euch schon mal versucht, Kommunikationskultur zu beschreiben, ihre Einflussfaktoren zu benennen und das in wenige Worte zu fassen?
ACHTUNG! MITMACHEN! : Falls euch das mal nebenbei gelingt, oder schon gelungen ist, meldet euch bitte dringend bei uns 😉.

Jeder und jede von uns hat eine Idee oder eine Vorstellung, was Kommunikationskultur bedeutet und wir oder er oder sie darunter versteht. Aber das in Worte zu fassen … wir arbeiten dran, versprochen!

Nebenbei mussten wir natürlich auch das offizielle Projektmanagement aufsetzen, uns selbst organisieren, die richtigen Tools und Methoden für uns finden – und alles unter den Vorgaben von n-bank und EU. Spannend!

Covid-19 hat uns dabei tatsächlich auf die Sprünge geholfen – nämlich direkt in digitale Arbeitsweisen katapultiert – na super! Aber überraschend: Design-, Formulierungs- und Gestaltungsabstimmungen funktionieren mega gut über Bildschirmpräsentation im Videocall – weil nicht alle auf denselben Bildschirm starren und planlos kommentieren! Wir müssen durch „physical distancing“ also einiges ausprobieren, uns dafür Zeit nehmen, und für uns schauen, was am besten zu uns und unseren Zielen passt.

Und dann müssen möchten wir natürlich kommunizieren – also nach außen – wie ärgerlich 😉.

Das Ergebnis unserer geistigen Ergüsse auf dem Weg zu Digitalen Kommunikationskonzepten werdet ihr hier im Blog sehen. Wir haben uns für einen „loggeren Blog“ entschieden, um laufend und authentisch über unsere Ergebnisse, Erkenntnisse, Zwischenergebnisse und Erkenntnis-Krisen zu berichten – ganz persönlich aus der Werkstatt der Rebellen sozusagen. Das wird in jedem Fall sehr interessant, möglicherweise auch mal emotional, begeisternd, nachdenklich – wir sind da ziemlich vielfältig in unserer Erkenntnisverarbeitung – so viel haben wir bereits festgestellt! Erstes Learning: Wir haben alle unterschiedliche Filter zwischen Emotion und Gesicht (;o).

Wir würden uns jedenfalls extrem freuen, wenn ihr uns über Kommentare oder Mails auch eure Gedanken, Ideen, Wünsche und so weiter mitteilt – lasst uns kommunizieren!

So far, keep distance but contact,

Ines, Theresa, Oliver

Das Team

Ines

Ines

Initiatorin Projektleiterin Organisationstalent Inhaltliches-Grundgerüst-Bauerin Analyseexpertin

Theresa

Theresa

Inhaltliches-Grundgerüst-Bauerin Kreativtalent In Zusammenhängen Schreiberling

Oliver

Oliver

Medien- und Design Impulsgeber Ideenumsetzer