Entspannt in den Urlaub und zurück – kann das funktionieren?

Meine Antwort auf die Frage lautet ganz entschieden

JA!

Nun wäre es hier etwas zu kurz gedacht, wenn ich nur diese Antwort gebe, denn dann folgt ja direkt die Frage „Wie denn?“ – das ist ja eigentlich das Interessante.

In unserem Artikel „Agiles Arbeiten und die Auswirkung auf die Kommunikation“ haben wir bereits unsere Art der Projektarbeit vorgestellt und auch einen jeweils ersten persönlichen Eindruck der Auswirkungen dieser Arbeitsweise gegeben. Kurz zusammengefasst war mein Fazit: „Agiles Arbeiten und zielorientierte Arbeit befreit und entspannt!“

Und genau dies gilt auch, wenn es um die Vorbereitung des Urlaubs, den Urlaub selbst und auch die Urlaubsrückübergabe geht. Wie klappt das also?

 

Vor dem Urlaub

Im Quarterly haben wir für die nächsten 3 Monate unsere Teilprojektziele festgelegt – ich, als Projektleitung, brauche mir also während des Urlaubs schonmal keine Gedanken machen, dass die Zielstellung und die wesentlichen Themen nicht klar sind – das Team weiß genau, was in der Zeit wichtig ist.

Durch die letzte Sprintplanung vor meinem Urlaub, in der wir auch über die zur Verfügung stehenden Kapazitäten pro Person sprechen, wusste jeder, dass ich im kommenden Sprint keine Kapazität habe, weil ich im Urlaub bin – also haben wir unsere Aufgaben entsprechend der reduzierten Team-Kapazität geplant.

Über das letzte Daily vor meinen Urlaub konnte ich nochmal einen Überblick über den Stand meiner Aufgaben geben und einfach mit den Kollegen abstimmen, ob diese während meines Urlaubs ‚geparkt‘ und somit bewusst nicht bearbeitet werden oder ob und welcher Kollege die Aufgabe übernimmt. Zack 15 Minuten Daily und die Urlaubsübergabe war abgeschlossen.

Und wer jetzt noch Sorgen hat, dass die Kollegen ja vielleicht gar nicht alle relevanten Informationen zur Aufgabe haben – dafür gibt es ja noch das Sprintboard. Im digitalen Board nutzen wir die Kommentarfunktion pro Aufgabe, um relevante Aspekte, Ablageorte, weiterführende Gedanken und und und zu dokumentieren. Das Sprintboard ist unser ‚Single Point of Truth‘.

 

Im Urlaub

Hatte ich einfach Urlaub, konnte mich entspannen und wusste, das Projekt läuft in der Zwischenzeit einfach zielorientiert weiter 😊

 

Nach dem Urlaub

Bin ich ins Büro gekommen, habe mir den aktuellen Stand des Sprintboards und die Dokumentation der letzten Sprintplanung angeguckt – Dauer ca. 30 Min. Und habe dann am Daily teilgenommen und war direkt wieder voll im Projekt. Urlaubsrückübergabe fertig!

 

So, have fun und euch einen tollen nächsten Urlaub

Ines

Aha-Momente #2 – Die Magie des Zuhörens

Wir beschäftigen uns im Rahmen unseres Projektes mit Kommunikation und Kommunikation bedeutet für viele von uns primär gesprochenes Wort – nun kann man sich fragen

„Warum beschäftigen die sich dann mit dem Hören?“

 

Ganz einfach, weil ohne Hören bzw. Zuhören Kommunikation gar nicht möglich ist und wir in den vergangenen Wochen so unglaublich viele tolle Erfahrungen beim Zuhören in den Interviews gemacht haben, dass ich dies kaum in ausreichende Worte fassen kann. Aber vielleicht kann ich euch die Magie, die beim Zuhören entsteht, hier beschreiben und euch durch ein paar für mich wahnsinnig einprägsame Beispiele an dieser Magie teilhaben lassen.

Die Interviews führen wir, abgesehen von wenigen Ausnahmen, per Videokonferenz. So können der Interviewte und wir uns sehen und hören. Das machen wir jedoch nur zur Begrüßung. Da das Interview aufgenommen wird, schalten wir für die Aufnahme dann jeweils die Kameras aus und erst am Ende zum Abschied wieder ein – wir haben also nur einen schwarzen Bildschirm und die Stimme des anderen.

In den letzten Monaten haben wir ja alle die Erfahrung von digitaler statt persönlicher Kommunikation vermehrt sammeln dürfen. Zwei Punkte, die wir in diesem Zusammenhang immer wieder hören, sind „fehlende Nähe“ bzw. „fehlender persönlicher Kontakt“ und, insbesondere wenn kein Bild vorhanden ist, die fehlende Rückkopplung mit den Teilnehmern.

 

Mein erster Aha-Moment im Rahmen unserer Interviews war jedoch, dass sich zu meiner Überraschung in den meisten Fällen doch direkt eine Nähe, ein Kontakt, ein Austausch entwickelt hat. Ich glaube, dass sich durch das gemeinsame Interesse am Thema (Kommunikation) und den Erfahrungen, die jeder – sei es positiv oder negativ – mit Kommunikation gemacht hat, eine solche Nähe und Verbundenheit einstellt. Ein persönliches Treffen wäre mit Sicherheit oftmals schön gewesen, aber dieses gemeinsame Interesse – und ich glaube, ganz allgemein ein gemeinsames Interesse – hatte für mich eine so verbindende Wirkung, dass das Persönliche auch digital absolut präsent war.

 

Der zweite große Aha-Moment war für mich die Erkenntnis, dass ich über die Interviews eine neue Kompetenz des Zuhörens entwickelt habe. Im Normalfall, wenn ich eine Person sehe, kann ich wahrnehmen, wie diese auf eine Frage reagiert, ob sie gerade noch denkt, ob die Person abgelenkt ist oder ob ich eine Frage anders formulieren muss – das konnte ich in den Interviews ohne Kamera oftmals nicht und zu Anfang war ich skeptisch, ob dies ein Problem sein könnte. Aber bereits im ersten Interview habe ich gemerkt, dass ich all diese Dinge nicht nur sehen kann, sondern auch hören. Ich kann hören, ob eine Person gerade noch grübelt und überlegt was sie sagt, ich kann am kurz tief Luftholen hören, ob eine Person eine andere Meinung hat, ich kann an der Stimme hören, ob die Person wirklich bei mir ist oder gedanklich woanders – ich brauche für all diese Dinge meine Augen nicht. Und manchmal braucht es auch fast nur das Zuhören und vielleicht ab und an mal ein Geräusch, das sagt „ich bin noch da – ich höre dir zu“, weil die andere Person von sich aus von einem Aspekt zum nächsten kommt, dann noch wieder etwas einfällt und ergänzt wird und ich bin dann einfach ein Teil dessen und darf daran teilhaben.

 

Der dritte Aha-Moment war dann, dass das Zuhören, einfach mal nichts sagen, die Stille aushalten und abwarten, genau das richtige Mittel in diesem Moment ist. Aus meiner Coachingausbildung wusste ich schon, dass ich manchmal einfach Raum zum Denken geben muss und habe es auch da schon oft erlebt – aber ich konnte es auch hier in jedem Interview erleben, dass es manchmal einfach eine längere Pause und Stille und gar keine neue Frage braucht. Und das Spannende und Bereichernde – meist kommen genau dann die besonderen Aspekte, die nach denen ich auch gar nicht hätte fragen können, die die das Interview persönlich machen und von eigenen besonderen Erfahrungen, Ideen und Ansichten erzählen.

 

Und gerade diese Erfahrungen und Geschichten haben uns im Projekt-Team so viele tolle und besondere Momente beschert und das oftmals wiederrum beim Zuhören und damit bin ich bei Aha-Moment Nr. 4. Es ist unglaublich toll und inspirierend, wenn mich Theresa, die gerade eines meiner Interviews transkribiert (nicht gerade die schönste Arbeit), per Videoanruf kontaktiert und dies mit den Worten eröffnet

 

„Boah Ines, ich bin gerade am Interview von … und oh Gott ist das cool und hat der coole Sachen gesagt“

 

Und wir sprechen dann 10 Minuten über das Interview und haben diesen magischen Moment, in dem wir diese tolle Erfahrung miteinander teilen können und dabei haben wir beide nur zugehört.

 

Oder Oliver kommt rein und berichtet dann mit Leidenschaft und Begeisterung von dem gerade geführten Interview.

 

„Oh, und es ist sooo schwer – ich hätte gerne noch so viele Fragen gestellt“

 

All diese Aha-Momente schwirrten mir schon seit einer Weile durch den Kopf, aber ich konnte sie noch nicht so richtig greifen und in Bezug setzen, bis ich die Folge 48 des Podcasts „ICH WIR ALLE“ mit Ingo Stoll gehört habe und dann den fünften Aha-Moment hatte – die Magie des Zuhörens ist das verbindende, so besondere Element.

 

„Es geht eher darum im richtigen Moment keine Frage zu stellen und […] das auszuhalten und einfach mal zuzuhören“
Ingo Stoll

 

Eure Ines

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Wer selbst reinhören möchte findet den Podcast hier – meinen Aha-Moment findet ihr ab Minute 53. Ich empfehle aber den gesamten Podcast zu hören.

Führung ist auch eine Frage der Haltung

 

Wer sind die wesentlichen Gestalter und Verantwortlichen der Kommunikationskultur und welchen Einfluss haben sie?

 

Diese Frage stellen wir im Rahmen unserer Interviewreihe, um dort u.a. etwas zur Führung und zur Verantwortung von Führungskräften zu erfahren. Es hat sich jedoch gezeigt, dass das Thema Führung in vielen Interviews eine deutlich über diese Frage hinausgehende Rolle spielt. Dabei wird als ein wesentlicher Aspekt die Haltung der Führungskraft betont. Dazu ein besonders einprägsames Beispiel aus einem der Interviews:

 

Aussage einer Führungskraft, die neu ins Unternehmen und diesen Bereich gekommen ist:

„Bisher ist ja hier alles verkehrt gelaufen, jetzt komme – Gott sei Dank – ich, und weiß wie es geht. Macht das mal so, wie ich es jetzt tun werde – ich weiß das.“

Für den betreffenden Mitarbeiter fühlte sich dies wie eine totale Abwertung der bisherigen Arbeit an. Sich daraufhin mit der neuen Führungskraft zu arrangieren, fiel schwer und die Führung wurde als sehr unangenehm wahrgenommen.

 

Die Haltung der Führungskraft kann also einen entscheidenden Einfluss auf die Motivation der Mitarbeiter haben.

 

Führung bedeutet auch, als Führungskraft den Mitarbeitern Orientierung durch das eigene Verhalten zu geben. Wichtig: Ist es mir als Führungskraft bewusst, dass ich diese Vorbild- und Orientierungsfunktion habe? Und darüber hinaus: Setze ich diese besondere Funktion gezielt ein, um das Miteinander, die Kommunikation und die Kultur zu gestalten?

Dazu ein zweites Beispiel aus den Interviews:

 

Die Geschäftsführung entschied sich, eine ihrer Führungskräfte in Zeiten schwerer persönlicher Belastung zu unterstützen. Diese Entscheidung wirkte für andere Führungskräfte als Vorbild, als eine ihrer Mitarbeiterinnen von einem Schicksalsschlag getroffen wurde. Durch das Vorleben der Geschäftsführung wussten die Führungskräfte, dass sie diese Mitarbeiterin unterstützen können und dies dann auch ohne weiteres umsetzten.

Der Geschäftsführer: „Die wussten, dass das ok ist und das können sie nicht aufschreiben, das geht nur durchs Tun und Leben. Ich hab das einmal getan und die geben das dann weiter – das ist doch cool, wenn das so geht.“

 

Mit Blick auf Motivation und Orientierung kann Haltung also eine große Rolle spielen. Darüber hinaus besteht häufig die Anforderung an Führungskräfte, Veränderungen anzustoßen, zu gestalten und umzusetzen.

Dazu ein weiteres Beispiel:

 

„Und der dritte [Erfolgsfaktor] ist das Thema Haltung, Haltung auch der Führungskraft oder Wille, also jeglicher Veränderungswunsch. Ist das jetzt nur etwas, was ich hier draufpinsel, damit meine Mitarbeiter Ruhe geben, aber eigentlich sage ich: ‚höher, schneller, weiter, Fresse halten, ich brauche Gefolgschaft!‘ oder meine ich es Ernst. Glaube ich wirklich daran, dass wenn ich zuhöre, wenn ich meine Mitarbeiter involviere, dass dieses Unternehmen sich besser auf allen möglichen Facetten, aber auch in der Ergebnisebene besser entwickelt. Und wenn ich das wirklich glaube, dann kann ich das auch bewirken, dann kann ich es auch in die Welt bringen. Und wenn ich das nicht glaube, dann ist es ein hohler Prozess.“

 

 

Wenn wir basierend auf diesen Beispielen nun nochmal die Eingangsfrage

– Wer sind die wesentlichen Gestalter und Verantwortlichen der Kommunikationskultur und welchen Einfluss haben sie? –

betrachten, dann ist aus unserer persönlichen Sicht ein erster wesentlicher Schritt für eine aktive Gestaltung der Kommunikationskultur ein Bewusstsein für die eigene Haltung zu entwickeln.

 

 


Eine Möglichkeit zur Reflexion über Haltung(en) bietet Martin Permantier mit seinem Ansatz „Haltung entscheidet“. Wir haben auch mit Martin ein spannendes Interview geführt – die Inhalte werden wir euch in einem separaten Blogbeitrag vorstellen. Wer vorab schon Informationen möchte, findet diese hier.

Wo wir stehen
Ein Blick auf den Projektstand

3 Monate sind vergangen und unsere ersten Verwirrungen („Was gehört alles zu Kommuninkationskultur?“, „Welche Faktoren wirken auf die Kommunikation?“, „Wo fangen wir eigentlich an?“…) haben sich inzwischen gelegt. Die grundlegende Literaturrecherche befindet sich kurz vor dem Abschluss und die besonderen Herausforderungen durch Covid-19 haben uns einen Schub zum Thema digitale Kommunikation beschert.

Die Phase #2 beginnt – jetzt geht es in die Praxis!

 

 

In den kommenden Wochen konzentrieren wir uns auf eine zweistufige Interviewreihe, die neben der Praxisorientierung auch der Erweiterung der wissenschaftlichen Erkenntnisse dient. In 1-stündigen Gesprächen besprechen und diskutieren wir mit Experten und Gestaltern grundlegende Fragestellungen rund um die interne Kommunikationskultur.

Wollt ihr dazu einen wichtigen Beitrag leisten oder kennt jemanden, den wir unbedingt interviewen sollten – gebt kurz Bescheid!

Was uns bewegt
Wer ist verantwortlich für Kommunikation?

 

Kommunikation ist vielfältig, facettenreich, bunt, lebendig, manchmal frustrierend und entwickelt sich immer weiter. Ich kann mit Einzelnen oder Vielen – persönlich, schriftlich oder digital – kommunizieren. Bei all diesen Möglichkeiten stellt sich nicht nur im Unternehmenskontext immer wieder eine Frage – insbesondere, wenn in der Kommunikation etwas nicht optimal läuft:

 

„Wer ist eigentlich für die Gestaltung der Kommunikation verantwortlich?“

 

Unsere These:
Gute Kommunikation ist eine Gemeinschaftsleistung und liegt in Gemeinschaftsverantwortung

 

Ein Beispiel:

Kürzlich erreichte uns die Rückfrage „Was soll eigentlich dieser Blog?“. Eine klare Rückmeldung die verdeutlicht, dass wir Ziel und Hintergrund unseres Blogs nicht gut, oder nicht ausreichend kommuniziert hatten. Wäre die Rückfrage nicht gestellt worden, hätten wir diesen Kommunikationsmangel nicht erkannt und andere Besucher hätten sich vielleicht die gleiche Frage gestellt, nicht nachgefragt, und würden im schlechtesten Fall unseren Blog nicht weiter verfolgen.

Die Qualität der Kommunikation wird also erst durch Rückmeldungen, in diesem Fall das Spiegeln der Wahrnehmung der kommunizierten Inhalte, erzeugt.

 

Bezogen auf unsere Kommunikation im Projektteam bearbeiten wir diesen Aspekt jetzt bewusst: Neben der Vereinbarung jederzeit aktiv Feedback ans Team zu geben, haben wir regelmäßige Feedbackrunden zum Thema „Kommunikation im Projekt“ eingeführt. Besprochen werden die persönlichen Bedürfnisse und Erfahrungen ebenso wie externe Impulse für Strukturen, Technik und Arbeitsweisen. Daraus entstehen Ideen für unsere Arbeit im Team, die wir diskutieren, umgesetzen und festhalten.

Unser Ziel ist ein iterativer Verbesserungsprozess. Die Leitplanken sind Effizienz und Wohlbefinden.

Wir stellen fest, dass sich durch die gezielten Gespräche über unsere Kommunikation und deren Gestaltung in kurzer Zeit eine für uns positivere Kommunikationskultur entwickelt hat. Die Freiheit, Themen offen anzusprechen, zu diskutieren und zu hinterfragen, führt zu einer größeren Sicherheit und Klarheit im Team. Die daraus entstandene Entspanntheit spüren wir jeden Tag.

Ihr habt solche Erfahrung auch gemacht? Teilt sie mit uns und schreibt einen Kommentar!


Interessante Blog-Artikel:

Herr P aus H fragt: Was soll eigentlich dieser Blog?

Wissensgenerierung – lebendig, gemeinsam, agil

Vor 3 Monaten konnten wir endlich ins Projekt einsteigen und standen vor einem gedanklichen Berg an Ideen und Fragen. Es war jedoch offensichtlich, dass wir zunächst die inhaltlichen Grundlagen schaffen müssen und wollen. Die Frage „Was gibt es schon zur (digitalen) Kommunikationskultur?“ drängte sich geradezu auf. Wir möchten hier mit euch teilen, wie wir vorgegangen sind und wie wir als Team das Wissen jedes Einzelnen zu unserem gemeinsamen Wissen machen.

 

Der Start

Ein gemeinsames Brainstorming zu allen Begriffen, die unserer Meinung nach im Kontext mit Kommunikationskultur relevant sind und Aufteilung der Recherchetätigkeit auf die Teammitglieder.

Die Rechercheergebnisse haben wir per Excel in einer Literaturübersicht (aktuell 161 Einträge) inkl. Erfassung des Bearbeitungsstatus zusammengeführt und uns für die eigentliche Wissensgenerierung für OneNote als Hilfsmittel entschieden.

Es gibt somit ein OneNote-Team-Notizbuch in dem wir im Abschnitt „Literaturrecherche“ die wissenschaftlichen Erkenntnisse dokumentieren (dokumentiert). Dies ist noch Einzelwissen, auch wenn jeder im Team die Zusammenfassungen der anderen lesen kann.

Die Frage ist also: Wie machen/generieren wir aus Einzelwissen gemeinsames Team-Wissen? – Schaubilder, Mindmaps und gemeinsame Projektrunden sind die Antwort.

 

Im Detail sieht dies wie folgt aus

1. Der Themenverantwortliche bringt die Erkenntnisse zu seinem Thema in ein Schaubild, eine Mindmap oder eine andere grafische Form.

2. Der Themenverantwortliche stellt diese Grafiken im Team vor und erste Assoziationen, Fragen – schlicht alles, was uns einfällt – wird direkt ergänzend notiert.

3. Jedes Teammitglied nimmt sich bewusst Zeit und arbeitet in den Grafiken der anderen weiter, bringt neue Gedanken ein oder wirft Fragen und Thesen auf.

4. Der Zyklus aus Besprechung, Ergänzung und Bearbeitung wird regelmäßig wiederholt.


Das Ergebnis

Wir haben Themenexperten, einen großen geteilten Wissenspool und ein gemeinsames Bild und Wissen zu unserem Kernthema „Kommunikationskultur“.

 

 

 

Kommunikationsrebellen gesucht

Euch beschäftigt die interne Unternehmenskommunikation? Ihr habt besondere Kommunikationserfahrungen gemacht? Ihr seht auch einen Handlungsdruck und Verbesserungspotenzial in der Kommunikation? Oder Euch interessiert schlicht das Projekt?

Dann werdet ein Kommuniaktionsrebell!

 

Die aktuelle Krise positiv nutzen
Welche Kommunikationserfahrungen haben Sie gesammelt?

Die aktuelle Krisensituation hat unsere ursprüngliche Projektplanung und die ersten Schritte im Projekt auf den Kopf gestellt. Doch hat so eine Krise ja auch positive Aspekte – zum Beispiel für den Erkenntnisfortschritt unserer Forschung.

Das Thema digitale Kommunikation in Unternehmen könnte nicht aktueller sein und viele Unternehmen waren und sind gefordert Arbeitsweisen und Kommunikationsweisen ad hoc neu zu denken. Dabei blieb keine Zeit für eine sorgfältige Einführungsplanung, das Schulen der Mitarbeiter etc. – Sie mussten einfach handeln!

Nutzen wir also den daraus entstehenden Erfahrungsschatz und die unmittelbaren Anknüpfungspunkte für das Projekt!

Unterstützung wird belohnt

Schenken Sie uns ca. 10 Minuten Ihrer Zeit für die Beantwortung der folgenden Fragen, damit wir noch schneller und auch für Sie passende Ansatzpunkte, konkrete Methoden und leicht umsetzbare Handlungsanweisungen entwickeln können:

 

Umfrage:
Veränderung von Arbeitsweisen und Digitaler Kommunikation im Zuge der Corona-Krise

 

Die Daten werden anonym und ohne Möglichkeit der Rückverfolgung ausgewertet und die Ergebnisse anschließend in einer Gesamtauswertung dar- und zur Verfügung gestellt. Sollten Sie im Rahmen dieser Umfrage keine genauen Zahlen nennen können, geben Sie bitte einen Schätzwert an.

Vielen Dank, herzliche Grüße und bleiben Sie gesund,

Ines, Theresa und Oliver

Unser Projekt

Hier einmal kurz und knapp erklärt, was wir vorhaben:

Im Rahmen des “Förderprogramms Soziale Innovation – Projekte zur Arbeitswelt im Wandel” der Europäischen Union (EU) und des Europäischen Sozialfonds (ESF) – leisten wir im Projekt „Digitale Kommunikationskultur für kleine und mittlere Unternehmen“ einen grundlegenden Praxis-Beitrag für die Erschließung des Themenbereichs der veränderten Anforderungen an die Kommunikation innerhalb von Unternehmen in Zeiten des digitalen Wandels.

Unsere Ziele

Ausgehend von der Notwendigkeit der Digitalisierung von Unternehmen und der damit einhergehenden Veränderung der Kommunikationskultur, ist unser Ziel die Entwicklung eines Handlungsleitfadens – und von Methoden zur aktiven Gestaltung einer optimal angepassten Kommunikationskultur. Wir konzentrieren uns dabei auf eine unternehmensinterne Perspektive, beachten aber natürlich auch Wechselwirkungen von Digitalisierung in vor- und nachgelagerten Unternehmen, Behörden und bei Kunden.

Das Vorgehen

Um die gesetzten Ziele zu erfüllen, werden wir uns Schritt für Schritt in 6 Projektphasen der Definition, der Bewertung und schlussendlich der Veränderung der Kommunikationskultur in Unternehmen nähern.

 

In den ersten zwei Phasen werden wir uns, gemeinsam mit Partnern aus der Praxis, ausführlich mit den folgenden Fragestellungen beschäftigen:

  • Wie lässt sich eine erfolgreiche und effiziente interne Unternehmenskommunikation charakterisieren?
  • Welche Anforderungen bestehen heute an die interne Unternehmenskommunikation?
  • Wie und in welchem Umfang wird die interne Kommunikationskultur von KMU durch die Digitale Transformation beeinflusst?

Einblicke in den aktuellen Stand des Projektes, Erkenntnisse und Ergebnisse der einzelnen Arbeitsphasen folgen regelmäßig.

Für einen ersten Eindruck lest hier weiter.